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Wie sichere ich ab, dass mein Umsatz-Forecast wirklich zuverlässig ist? Wie vermeide ich „weiße Elefanten“ und wie kann ich Vertriebsbeauftragte dazu bewegen, Verkaufschancen vollständig zu dokumentieren? Darüber diskutierten wir bei unserer letzten Online-Veranstaltung am 21. März 2022 beim Arbeitskreis „Technischer Vertrieb“ im VDI Dresdner Bezirksverein e. V. zum Thema „Management von Verkaufschancen“. Dies ist die Fortsetzung unserer letzten Veranstaltung Neukundenakquise – digital und erfolgreich und eine Vertiefung in die Thematik des Umgangs mit Vertriebschancen.
Praxisnahes Fachwissen über Verkaufschancen Management
Zu den erfahrenen Diskutanten zählen Markus Brauchle (Geschäftsführer der NUTBASER GmbH), Michael Sturhan (Vertriebsoptimierer im Mittelstand bei PRIME$ALES) und Tobias Zimmer (Managing Partner bei Emnis GmbH). Mit unseren Teilnehmenden konnten in drei parallelen Sessions praxisnahe Antworten zu den einleitenden Fragestellungen gesammelt werden.
Es wurde diskutiert über:
Die konkrete Anfrage eines Interessenten nach einer Leistung/ ein Produkt des Unternehmens definiert eine Verkaufschance.
Sven Jänchen, Arbeitskreisleiter
Auf die Phase der Neukundenakquise folgt die Weiterentwicklung des identifizierten Kaufinteresses eines Leads. Das Managen von Verkaufschanchen (engl. Opportunity Management) gestaltet den weiteren Vertriebsprozess.
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Umsatz-Absicherung durch Forecast-Genauigkeit von Verkaufschancen
Eine gute Datengrundlage wirkt sich auf den langfristigen Umsatz eines Unternehmens aus. Doch dabei spielen nicht nur spezifische Informationen der Kundschaft eine Rolle. Die Vertriebsbeauftragten bringen durch ihre langjährigen Erfahrungen einen enormen Wissensschatz mit ein.
Die potenzielle Umsatzhöhe richtig einschätzen:
- tatsächlicher Wert eines Geschäfts
- Eintrittswahrscheinlichkeit
Mithilfe von Forecasts werden frühzeitig Informationen identifiziert, die in die weitere Vertriebsplanung einfließen. So werden Ziele in Kennzahlen konkretisiert, die über die Wahrscheinlichkeit von zukünftigen Projektabschlüssen und neuen Verkaufschancen – den Umsätzen Aufschluss geben. Die Bewertung kann durch eine gute Dokumentation während des Vertriebsprozesses optimiert werden. Weil sich so qualitative Bewertungen einer Verkaufschance und die Priorisierung von Kunden und Kundinnen mit einem spezifischen Produkt- oder Dienstleistungsinteresse vornehmen lassen.
Eine große Herausforderung liegt besonders in der Datenqualität, die die Grundlage einer treffsicheren Bewertung bildet. Doch die gewissenhafte Dokumentation von Verkaufschancen bringt wesentliche Vorteile mit sich. Denn die realitätsnahe Planung von Ressourcen und Umsätzen ist langfristig eine Absicherung für die Wirtschaftlichkeit und wettbewerbsfähigen Ausrichtung eines Unternehmens.
Das Management von Vertriebssteuerung und Effizienz
Einen einheitlichen und überschaubaren Vertriebsprozess aufzubauen, ist eine langfristige Aufgabe mit einem hohen Pflegeaufwand. Doch es lohnt sich, denn der Vertrieb kann Projekte strukturierter bearbeiten und neue Kaufchancen generieren. Dies ist möglich durch einen effizienteren Ressourceneinsatz, klareren Strukturen und Bewertungen basierend auf erfahrungsgemäßen und realitätsnahen Zahlen & Fakten.
Timing einschätzen:
- Wann wird der Auftrag erteilt?
- Wann wird der Umsatz realisiert?
Zum besseren Verständnis können folgende zwei Verkaufstrichter-Modelle (engl. Sales Funnel) differenziert werden. Zum einen gibt es den Verkaufstrichter zur gesamtheitlichen Entwicklung eines Kundenkreises („Akquisetrichter“). Zum anderen eröffnet man einen Projekttrichter für jede neue Projekt-Anfrage. So kommt es vor, dass ein Kunde oder eine Kundin, die sich in einem Akquisetrichter befinden, parallel mehrere Projekttrichter auf einmal haben.
Management von Verkaufschancen – die Dokumentation
Der Überblick über den Vertriebsprozess bedeutet eine hohe Transparenz über die Kundschaft und somit flexible Gestaltungsmöglichkeiten von Verkaufschancen zu haben.
Ab wann ist es konkret:
- Verkaufschancen erfassen, die noch keine sind und
- der Zeitpunkt der Übergabe.
Eine ganzheitliche und regelmäßig gepflegte Datengrundlage trägt zu einem kundenzentrierten Verständnis entlang des Vertriebsprozesses bei. Dadurch kommen effektivere Maßnahmen in den jeweiligen Phasen zum Einsatz. Diese beeinflussen unter anderem die Intensivierung der Kundenbindung und ermöglichen schnellere Projektabschlüsse.
Hauptakteure in diesem Prozess sind neben der Kundschaft die Vertriebsbeauftragten. Diese pflegen die entsprechenden Informationen über den Kundenkreis. Die kontinuierliche und qualitative Datenpflege ist die Voraussetzung, um zu identifizieren, ob der Status für eine Konversion – das Vorrücken des Kontakts in die nächste Kauf-Phase erfüllt ist. Entlang dieses vertriebsgesteuerten Verkaufsprozesses erhöht sich so die Wahrscheinlichkeit für eine (neue) Verkaufschance.